Modèle prêt à l'emploi

Modèle de notice d'information pour un prospect

Une notice d'information destinée à un prospect doit expliquer clairement qui traite ses données, pourquoi, sur quelle base, quels champs sont obligatoires, qui les reçoit, combien de temps ils sont conservés et comment exercer ses droits. En collecte indirecte, elle indique également les catégories de données et leur provenance.

Usage & Contexte

À adapter pour un formulaire, une confirmation de demande ou un premier contact après réception d'un lead. Le modèle utilise deux niveaux afin de rester lisible sans masquer les informations complètes.

Niveau 1 — information courte au point de collecte

Texte à personnaliser

[Société], responsable du traitement, utilise les informations saisies pour [traiter votre demande / vous mettre en relation avec les partenaires identifiés]. Les champs marqués d’un astérisque sont nécessaires pour [conséquence]. En savoir plus sur les destinataires, les durées et vos droits : [lien vers la notice complète].

Niveau 2 — notice complète

Rubrique	Texte à compléter
Responsable	[Raison sociale, adresse et contact]
Finalités	[Traiter la demande, qualifier le besoin, transmettre au partenaire choisi, mesurer le service]
Bases légales	[Consentement, contrat, obligation légale ou intérêt légitime, finalité par finalité]
Données	[Identité, coordonnées, projet, réponses, preuve et journaux]
Caractère obligatoire	[Champs requis, facultatifs et conséquences d’une absence]
Destinataires	[Services internes, sous-traitants et partenaires identifiés ou catégories justifiées]
Conservation	[Durée ou critère précis pour chaque finalité]
Droits	[Accès, rectification, effacement, limitation, opposition, retrait et portabilité si applicable]
Contact	[DPO ou point de contact et modalité d’exercice]
Réclamation	Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL
Transferts	[Pays hors EEE, mécanisme et accès à la garantie, le cas échéant]
Décision automatisée	[Existence, logique et conséquences si applicable]

Version pour une collecte indirecte

Bloc supplémentaire

Vos informations nous ont été transmises par [source identifiable] le [date], à la suite de [contexte]. Elles comprennent [catégories de données]. Nous vous informons lors de ce premier contact et au plus tard dans le délai applicable. Vous pouvez exercer vos droits ou retirer votre accord via [moyen simple].

Contrôle avant publication

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Sources vérifiées

Informer les personnes (CNIL) Prospection B2C : transmettre des données à des partenaires (CNIL) Règlement (UE) 2016/679 — RGPD (EUR-Lex)

Questions fréquentes

Ce que l'on nous demande sur ce document

Quand informer un prospect ?

Lors d'une collecte directe, au moment où les données sont recueillies. En collecte indirecte, dès que possible, notamment au premier contact, et au plus tard dans le délai prévu par le RGPD sauf exception applicable.

Une politique de confidentialité suffit-elle ?

Seulement si l'information pertinente est facilement accessible au bon moment. Une simple mention « voir la politique » sans résumé au point de collecte risque de ne pas rendre le traitement suffisamment clair.

Faut-il nommer chaque partenaire ?

Quand le consentement couvre la prospection de partenaires, la CNIL recommande une liste exhaustive et à jour accessible au moment du choix, avec l'identité des partenaires et leurs politiques de confidentialité.

Peut-on utiliser la même durée pour toutes les données ?

Il vaut mieux rattacher chaque durée à sa finalité. La preuve, le traitement d'une demande, la prospection et les obligations comptables ne répondent pas nécessairement au même besoin.

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